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坚持开放共享理念 多维视角看待划控

2018-01-05 14:53 来源:南方网 李宝玲

  我国的档案开放始于20世纪80年代初,是一个不断扩大开放的过程。《档案法》和《各级国家档案馆馆藏解密和划分控制使用范围的规定》从法律层面和行政规定层面对各级档案馆档案划控鉴定提出了具体的业务要求。

  各级国家综合档案馆按照“谁主管、谁鉴定、谁负责”的原则,依法依规分批次组织馆藏档案的对外开放利用。但在具体开放实践中,存在由于各地档案开放自主性较强,划控鉴定的相关规定过于宏观笼统,不易操作,不易掌握;熟悉历史、熟悉档案内容的专业人才比较缺乏;鉴定对象以全宗、案卷为主,不能满足以件为单位的开放需要等问题。在管理层面上,各级档案行政管理部门对开放档案没有考核指标的约束;划控鉴定工作常态化、规范化机制还不太完善等因素,导致档案开放鉴定工作发展得很不平衡,开放程度差别很大,划控鉴定工作滞后,制约了档案开放与资源共享,与新时代档案开放与共享发展理念不相符。

  党的十九大报告明确提出,必须坚定不移贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念。“开放”与“共享”不仅是档案事业新的发展理念,还是引导与推动档案事业发展的目标动力。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中也处处体现着“开放”与“共享”的要求。比如,搭建国家开放档案资源共享平台、建立国家重点档案目录数据库、开发重大专题档案等等,都需要首先对档案资源进行鉴定。而如何加强划控鉴定工作,以满足人民群众对档案利用的需求,需要从多维视角来认识划控工作。

  共享视角下的划控。“十三五”期间,国家从战略层面上先后出台了《促进大数据发展行动纲要》《政务信息资源共享管理暂行办法的通知》《关于加快推进“互联网+政务服务”工作的指导意见》等一系列文件,旨在整合政府数据,促进政务信息资源共享,其中提出“共享是原则,不共享是例外”的总原则要求,这也是研究者、人民群众对档案资源开放共享的期盼。档案馆是过去的、现在的政务信息资源的保存中心,要以档案资源开放共享为目标,做好鉴定划控工作,让更多档案信息资源与社会共享。共享视角下的鉴定划控就是要破除“开放危险、控制保险”的保守认识,纠正“牢牢守护自己的馆藏,公开了谁还来查阅”的错误想法,依据《档案法》以及其他相关规定,大胆划控,小心求证,定期开放应开放的档案,主动编制与公布档案资源开放共享目录,主动推送开放档案信息,应开放尽开放,能共享尽共享。

  管理视角下的划控。档案信息资源管理的目标是通过对档案信息资源的收集、分类、整理、鉴定、著录、编目、编研等一系列工作活动,实现信息资源安全、有序、高效服务。鉴定划控是档案管理链条上不可或缺的一个环节,不是短期行为,不是权宜之计,而是一项基础性的、长期性的工作。管理视角下的划控鉴定就是使划控鉴定工作科学规范长效,规避划控鉴定的主观性、随意性、临时性。各级档案部门要高度重视划控鉴定工作,成立档案划控鉴定委员会,加强对划控鉴定工作的组织领导;要组建一支能胜任划控鉴定工作任务的专业人才队伍;需要结合本单位馆藏实际,研究制定鉴定划控细则;需要建立严格的审查、审批程序等。

  安全视角下的档案划控。档案保密安全是档案工作的生命线和政治要求。要以党的十九大报告提出的总体国家安全观为指导,从维护国家安全的高度来认识档案安全工作。随着信息技术在档案领域的广泛应用,除了传统安全外,档案还面临网络安全、信息系统安全、档案数据安全、档案信息安全等多方面、非传统安全因素的威胁。特别是在“互联网+政务服务”背景下,档案资源的开放利用,建立在对档案信息资源科学管理的基础上。面对不同用户和不同的利用需求,哪些是开放的,哪些是不开放的,哪些是主动开放的,哪些是依申请开放的,要求边界要清晰、准确、安全。安全视角下的划控鉴定,安全是最根本的要求。一定要坚持国家利益至上,以人民安全为宗旨,以政治安全为根本,统筹好保密与开放利用之间的关系,增强保密意识、安全意识,细化安全管理制度,把维护国家和人民利益作为划控鉴定的根本原则要求。但因噎废食、粗放控制却是与档案工作的价值和目标背道而驰的。

  不同的视角对划控鉴定有不同的要求,也代表着政府、社会、利用者、管理者不同的出发点。档案划控鉴定工作的总体原则是,以政治安全为根本、以人民为中心、以需求为导向,在确保信息安全的前提下实现开放利用的最大化、最优化。在具体工作中要做到以下几点。

  一是建立完善的档案划控鉴定机制。档案划控鉴定不仅是一项基础性、长期性的工作,而且是一项业务性很强的工作,需要建立起一个长效的、科学的机制,以保证划控鉴定工作的健康发展。例如,《北京市档案馆档案开放鉴定工作规定》中建立了档案移交单位初审、鉴定委员会委员复审、鉴定委员会审定的鉴定工作机制,使划控开放工作制度化、规范化和经常化。同时,明确了立卷归档、移交进馆、到期开放三个不同时期的开放鉴定任务,建立了以档案馆为主、档案移交单位和相关领域专家等多方参与的开放鉴定工作模式。把鉴定关口前移,把鉴定任务分解,充分发挥档案形成单位在开放鉴定中的作用。

  二是加快数据挖掘技术的应用,推进划控鉴定工作的智能化。各级综合档案馆可以根据不同历史时期档案形成的历史背景,将涉密、涉政治事件、涉案、涉军、涉外、涉宗教、涉民族、涉边界、涉人事、涉诉讼、涉处分等问题的内容进行主题分析,提炼敏感词,积累生成敏感词库。开发应用计算机辅助鉴定系统,以提高划控鉴定工作的效率和质量。

  三是妥善处理好控制与开放的关系。开放是原则,控制是例外;开放是有范围的,控制是有条件的;开放是为了更主动、更方便、更高效的利用与共享,控制也是按一定审批程序的利用;开放与共享是目标,控制利用会随着时间推移发生变化,最终趋向开放。因此,在保证档案政治信息安全的前提下,循序渐进、宽严适度、妥善处理好控制与开放的关系,依法开放档案,充分发挥档案信息资源在服务全面建成小康社会中的作用,十分必要。

  原载于《中国档案报》2018年1月4日总第3164期第三版

编辑: 陈冰青
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