日前，广州市地方技术规范《电子档案移交与接收技术规范》（以下简称《规范》）正式实施。《规范》根据国家档案局《电子档案移交与接收办法》的要求和国家档案局组织的电子档案接收试点工作实践，结合广州市的实际，规定了在广州市范围内统一电子档案移交与接收的数据要求（包括目录数据、元数据和内容数据要求）、存储结构要求和工作要求等，规范了电子档案移交与接收流程，提高移交与接收电子档案的准确性、完整性、可用性和安全性，推进电子档案的长期有效保存。《规范》由广州市档案局提出，广州市标准化研究院起草，适用于广州市各档案移交单位与广州市各级国家档案馆进行非涉密文书类电子档案的移交与接收。

　　2012年2月，国家档案局转发国家电子文件管理部际联席会议办公室《关于开展电子文件管理试点工作的通知》，将广州等6个省市定为全国电子档案移交与接收工作试点单位。2012年6月，广州市科技和信息化局印发《关于广州市电子档案移交与接收试点建设方案审核的意见》，意见明确提出了“制定电子档案统一标准，实现在广州设立4个试点单位进行电子档案业务流程和规范化的移交与接收”。

　　2013年，《规范》编制工作全面启动，广州市档案局和广州市标准化研究院经过广泛调研、征求意见、起草标准直至最终形成报批稿，无不遵循科学民主的原则，期间召开多次业务研讨会及专家论证会，广泛征求相关政府部门、档案馆和其他主要立档单位的意见，充分听取社会各界，包括高等院校、行业协会和档案信息用户代表对《规范》的建议，多方探讨、反复修改，保证《规范》的权威性、科学性、适用性和可操作性。

　　《规范》实施解决六大关键问题：一是解决广州市各单位移交、存储电子档案不规范的问题，完善档案工作体系建设，保证电子档案质量，使档案更好地为政府部门决策提供资政服务，为社会公众提供档案查询服务。二是解决广州市档案数据没有被完整、有序、顺利地移交和存储的问题。三是解决应归档单位产生的电子文件格式不统一、元数据和内容数据没有科学封装、不利于长期保存的问题。四是解决电子档案移交与接收流程以及对各流程技术要求不够完善的问题。五是解决电子档案移交难、管理难的问题。六是解决移交与接收的电子档案准确性、完整性、可用性、安全性不高的问题。

　　《规范》呈现了两大创新点。一是《规范》创新性地给出了电子档案准确性、完整性、可用性和安全性检验方法。二是《规范》将目前普遍使用的“数字签名”技术和广泛使用XML电子文件及其元数据封装技术应用在电子档案移交、接收和保存工作上。

　　《规范》的发布实施具有重大现实意义，一是适应新文档资源系统的需求。对新系统的档案资源管理编码、数据包、元数据、安全、接口、归档流程等提出了更科学、严谨的要求，与实际需求相吻合。二是为移交方和承建单位提供技术支撑，规范了电子档案数据从制作→移交→接收全过程的技术要求，对未安装该系统的单位提供技术支撑和参考，填补了检验项目和检验方法的空白，提高数据信息的完整性、有效性和可靠性，为广州市电子档案信息系统承建单位提供指导。三是满足纸质档案长期保存和电子档案公开最大化的需求。迎合电子档案在未来发展的主流，减少取阅、复印纸质文档的次数，缩短查找档案文件的时间，减小对纸质原文件的损害，降低档案管理成本和有利于纸质档案的长期保存；有利于档案的公开，通过网络平台，实现信息公开和资源共享。

来源：广州市档案局