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广州市社会保险基金管理中心主任陈洁吾

2015-11-13 14:54 来源:南方网 广东省档案局 钱淑仪(特约记者)

引领广州社保档案工作跨越式发展的“掌门人”——记广州市社会保险基金管理中心主任陈洁吾

2004年,陈洁吾开始担任广州市社会保险基金管理中心(以下简称广州市社保中心)主要负责人,从那时起,在不到8年时间里,在他的强力推动下,中心本部及广州各区、县社保经办机构的档案工作实现了跨越式发展:档案管理机构从无到有,档案管理模式从分散到综合,档案利用方式从信息孤岛到实现全市社保系统互联互通。也正因如此,这位被广州档案人视为知音和“战友”的非档案人,被推荐成为“最美档案人”。

第一个台阶:补民生档案基础的缺

社保档案是与老百姓关系最密切的民生档案之一,不能漏,不能错。陈洁吾到广州市社保中心履新不久,就发现了一个问题:随着广州市社会保险事业的高速发展,社会保险业务档案的数量快速增加,参保人和自身业务利用档案的需求不断激增,但与此不相适应的是,中心内部并没有档案管理机构,社保业务形成的各类档案由各承办部门分散管理,有时要时隔几个月才能找到档案,而有时甚至难以找到。当陈洁吾在办事窗口多次看到参保人或焦急或失望的表情时,他感到如果再不好好谋划社保档案事业的发展路径,将愧对良心,愧对民生。

于是,陈洁吾采取了第一个举措:成立信息档案科。但是困难接踵而来——编制管理部门不同意给编制。怎么办?困难挡不住改革者的步伐,陈洁吾作出了变通,在总编制不变的前提下,进行了内部科室职能的重组和人员调剂,终于在全省范围内率先成立了专门的社会保险业务档案管理科室——信息档案科,专门负责社保业务档案管理、对外服务和档案数字化工作,并且“大手笔”地给了信息档案科7个编制。这一举措改变了过去社保业务档案由各部门分散兼职管理,中心对档案“管不着,无法管”的局面,理顺了中心社保业务档案管理的机制。信息档案科成立运行后,效果凸显,在充分发挥社保档案为参保人记录一生、服务一生、保障一生和维护社保基金安全方面发挥了重要作用。广东省及广州市人力资源和社会保障管理部门的领导评价说,规范社保业务档案管理机制,补了社保工作基础的缺。

社保业务档案实现集中管理后,陈洁吾接着把信息档案科的职能扩展为社保中心各类档案的综合管理枢纽,打破了长期以来社保中心业务档案、文书档案和会计档案分割管理的局面。一年之后,陈洁吾进一步给信息档案科增加了负责规划全市社保业务档案工作,指导和监督各区、县社保业务档案工作的职能。由此,广州市社保中心的档案管理机制完成了嬗变,全市的社保档案工作跨入了快速发展的轨道。

第二个台阶:提民生档案利用的速

社保工作服务对象大部分是弱势群体,及时查到他们所需的社保业务档案,顺利办理有关的社保手续,对于他们个人来说意义重大。但是由于原来社保经办系统档案信息化基础薄弱,查找档案一度成为工作的瓶颈,一宗利用申请要等上2个多月才办结的情况并不少见,而且市与各区之间档案信息互不连通,当看到参保人在各区之间辛苦奔波的情形,陈洁吾深深意识到,社保系统档案工作信息化的程度同时关乎着社保、档案两大事业的全局发展。

于是,陈洁吾采取了第二个举措:建成国内领先的社保业务档案影像化管理系统。其实早从1998年开始,广州市社保中心就有建立档案信息管理系统的想法,但由于难题太多,一直迟迟没有动作。陈洁吾到任之后,把档案信息化工作列入了第一批要解决的问题,在当年就实现了项目的立项。立项之后,陈洁吾不断进行协调,大力推动社保业务档案影像化管理系统的建设进程,保证人力、物力和财力的及时到位。在系统开发进程中,陈洁吾始终以超前的理念指导系统的建设工作。

首先,陈洁吾对市社保中心的历史档案进行了数字化,实现了在局域网上方便、快捷地查阅档案全文,并通过虚拟电子化库房对档案实体进行智能化管理,改变了档案的传统管理模式和方式。接着,陈洁吾大力推动全市各区、县社保经办机构统一采用这套系统,构建起全市档案管理联网查询信息化体系,实现了档案管理全市统一、档案信息数据全市集中存放、档案信息数据查阅全市共享的目标。随后,在此基础上,陈洁吾又对系统进行升级,致力推动档案管理系统与社会保险业务信息管理系统和内控稽核系统的联动,决心改变档案信息管理系统游离于业务管理系统之外的缺陷,通过把业务材料进行事前或事中扫描,将档案数字化前置到业务办理的前端,将档案管理和查询利用嵌入到业务经办核心系统,做到了业务档案一体化、管理智能化、监控多元化、操作便捷化,实现了几大信息系统之间的无缝链接,达到了信息共享、业务联动的目标,再次全面提升了档案信息化的管理效能和服务水平,使档案信息化管理提升到国内领先地位。

如今,档案管理信息系统不仅成为全市社保经办机构基本消灭查档排队现象的关键因素,还在固化档案信息,减少造假骗保方面发挥了重要作用。

第三个台阶:布民生档案全局的棋

经历了30年的社保经办业务发展,广州全市各区、县级市的社保经办机构产生和积存了数量庞大的档案资料,陈洁吾充分认识到档案工作“全市一盘棋”的重要性,在加强市社保中心自身档案工作的同时,也要统筹抓好全市社保经办系统的档案工作。

于是,陈洁吾采取了第三个举措:抓全市社保经办机构的档案管理工作上水平。

在全市社保系统召开的档案工作会议上,他多次强调档案工作要做到“全市一盘棋”,要求区、县的工作要跟着市的步子走,并亲自带领档案工作人员联合市档案局深入各区、县社保经办机构,实地了解区、县档案管理的现状、问题和难处,指导其改进工作。

在统筹“全市一盘棋”的部署中,陈洁吾着重抓好3件事:一是在全市各区、县级市社保经办机构推广使用档案影像管理系统;二是抓全市各区、县级市社保经办机构的业务档案管理达标;三是抓全市各区、县级市社保经办机构的档案综合管理达标。

对这3件事,陈洁吾既抓又帮,比如区、县开展信息化的经费不足,陈洁吾就在市社保中心的信息化预算中纳入对各区支持的内容;通过与区、县领导沟通协调,取得区、县领导的支持;此外还通过发情况通报等形式,以表扬先进的方式间接地促使区、县领导加大对工作支持的力度。

身为全市社保经办系统的“掌门人”,陈洁吾要考虑、处理的事很多,但他始终从民生的角度着眼,把档案工作与服务民生紧密挂钩。在推动两项档案管理达标工作时,督导力度非常大,他多次到基层指导工作、解决问题,在他的指导和督促下,黄埔区、萝岗区社保中心的工作后来居上,分别取得了全市达标管理第一、二名的好成绩。

如今,全市11个区、县级市的社保经办机构都已使用了档案影像管理系统,截至2013年6月,全市已经完成纸质档案数字化1961.73万页,覆盖了1984年至2013年的20多个种类的社保业务档案,实现了全市社保业务档案的信息共享。全市(含市本级)15个社保、农保经办机构业务档案管理全部达到优秀等级,市社保中心以及萝岗、黄埔和白云等区社保经办机构档案综合管理达到了“省特级”标准,其余区、县达到了“省一级”标准的优异成绩,使社保经办系统的档案工作水平迈进了全市的领先方阵。  

( 原载于《中国档案报》2014年2月10日 总第2568期 第一版)

编辑:超级无比滴
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